Di akhir tahun seperti ini tentu anda mula menenangkan pemikiran
anda dengan mengingati kembali tugas serta pencapaian anda sepanjang
tahun ini. Namun jika anda berfikir secara mendalam, sebenarnya banyak
lagi perkara yang kita tangguhkan berbanding apa yang kita capai.
Kita terpaksa akui, kadang-kala kita lalai dari fokus utama kita.
Malah kita suka untuk lalai. Kita lebih suka lepak berbanding
menyiapkan kertas kerja, lebih minat berehat di rumah berbanding ke
pejabat, lebih suka berjumpa kawan berbanding pelanggan. Ada pula yang
menghabiskan berjam-jam di inbox menunggu email seperti menunggu posman atau menghabiskan masa membaca status facebook rakan-rakan.
Berikut adalah 7 tips untuk menjadi lebih produktif:
1. Memecahkan Perkara Yang Ingin Dicapai Kepada Tugasan-tugasan Kecil
Jika anda ingin membuat website syarikat, anda kemudiannya
menulis ayat "Bina Website Syarikat" di atas dinding tidak akan
menjadikan website anda itu siap. Sebaliknya anda seharuskan memecahkan
objektif itu tadi kepada tugasan-tugasan kecil seperti merangka
kandungan website, mengiklankan tugasan membuat website, menyiapkan
logo syarikat, mengambil gambar-gambar menarik untuk dimuatkan dalam
website dan sebagainya. Dengan adanya tugasan-tugasan kecil ini,
objektif yang ingin dicapai akan kelihatan lebih mudah dan mampu
dicapai.
2. Hentikan Membuat Beberapa Kerja Dalam Satu Masa (Multi-tasking)
Ramai orang berbangga bahawa mereka mampu untuk 'multi-tasking' atau
membuat beberapa kerja dalam satu masa. Namun anda sepatutnya
menghentikan perkara ini. Apabila anda membuat beberapa kerja dalam
satu masa, nilai IQ anda akan turun 15 mata bagi lelaki dan 5 mata bagi
perempuan (lelaki adalah 3 kali lebih teruk dalam multitasking
berbanding wanita). Jadi kerja yang dibuat adalah kurang berkualiti.
3. Buang atau Halang Perkara Yang Boleh Melalaikan
Apabila hendak menghabiskan sesuatu tugas, cuba tutup perkara lain
yang boleh melalaikan. Contohnya, apabila anda sedang menyediakan
'sebut harga' kepada pelanggan anda, anda tidak seharusnya online di
facebook pada masa yang saya. Kerja yang asalnya boleh disiapkan dalam
15 minit akan memakan masa 1 jam hasil dari perkara yang melalaikan.
Cuba buat sepenuhnya satu kerja pada satu masa. Jika perlu tutup
telefon dan television pada waktu anda sedang menghabiskan kerja.
4. Memeriksa dan membalas email
Elakkan melihat email setiap 5 minit. Sediakan masa 3 kali sehari untuk membaca dan membalas email.
5. Gunakan telefon
Email tidak seharusnya digunakan untuk berkomunikasi secara santai.
Ia akan memakan masa yang lama. Anda boleh dengan mudah menelefon dan
menghabiskan kerja yang sepatutnya ditanya dalam 5-10 email dalam masa
3 minit di telefon. Orang yang bercakap dengan anda juga, tidak ada
pilihan untuk tidak menjawab soalan yang ditanya dengan terperinci.
6. Bekerja dengan Agenda dan Jadual tersendiri.
Jika anda ingat sewaktu di sekolah dahulu, semua kita mempunyai
jadual. Jika tidak ada jadual, tidak mungkin cikgu mampu menghabiskan
silibus setahun pengajaran tersebut. Samalah seperti dalam hidup kita
kini, kita seharusnya mempunyai jadual ringkas untuk kita tidak rugikan
masa. Jangan biarkan anda dalam keadaan tidak tahu apa yang hendak
dibuat. Rancang hari anda sehari atau seminggu sebelum itu.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan